Memanfaatkan Mail Merge untuk membuat surat

Share This

Jika suatu waktu anda mendapatkan daftar nama begitu banyak orang dan anda diharuskan untuk membuat surat untuk setiap orang tersebut, apa yang akan anda lakukan? Tentu saja membuat draft dari surat yang akan anda kirim, namun apakah anda akan mengetik nama penerima surat satu per satu sambil mencetaknya satu per satu? Jika data yang anda miliki sedikit tentu tidak masalah, namun bagaimana jika data penerima yang anda miliki begitu banyak?

Untuk itulah Microsoft Word menyediakan fitur yang dinamakan dengan Mail Merge. Fitur ini memudahkan kita untuk dapat menjawab kasus yang telah dipaparkan di atas. Langsung saja simak cara penggunaanya.

1. Pertama-tama, buka tab 'Mailings' dan anda akan menemukan tombol 'Start Mail Merge'. Tekan dan anda akan melihat beberapa pilihan di sana, pilih 'Step-by-step Mail Merge Wizard...'.

2. Berikutnya, anda akan mendapati sidebar Mail Merge Wizard muncul di sebelah kanan dari aplikasi Ms-Word anda. Ada 6 step yang harus diikuti untuk menyelesaikan surat yang anda inginkan.

3. Di step 1, pilih opsi letter karena kita akan membuat surat.
   
   Selanjutnya di step 2 adalah waktunya untuk mempersiapkan draft surat yang anda inginkan. Ada 3 opsi di step 2, anda dapat menggunakan dokumen yang saat ini anda buka, atau memilih template surat lain, atau menggunakan dokumen lain yang anda miliki.
   
   Pilih dan lanjut ke step 3 adalah waktunya anda untuk mempersiapkan semua nama penerima surat yang anda inginkan. Ada 3 opsi, pilih 'Use an existing list' jika anda memiliki data penerima di file yang lain, atau pilih dari kontak anda yang ada di Ms-Outlook, atau anda memasukkan nama penerimanya sekarang melaui opsi 'Type a new list'. Kita coba untuk memilih opsi yang ke 3, 'Type a new list' dan klik tombol 'Create' yang berada tepat di bawahnya.
   
   Selanjutnya, window 'New Address List' akan muncul. Secara default, anda akan mendapati sebuah tampilan berkolom-kolom dengan header default (first name, last name,...). Tenang saja, semua header dapat anda ganti sesuai dengan yang anda inginkan. Klik tombol Customize Columns dan anda dapat menambah serta menghapus header sehingga sesuai dengan kebutuhan anda.

4. Sesuaikan field untuk kolom yang anda perlukan (step 3.1), selanjutnya masukkan daftar penerima satu per satu di kolom yang ada (step 3.2) dan tekan tombol Ok untuk menyimpan data penerima yang telah anda masukkan (step 3.3). Berikutnya, anda akan mendapati semua data yang telah anda masukkan di window yang baru, dan di sini anda dapat mengedit serta menghapus data yang anda masukkan sebelumnya.
5. Berikutnya step 4, waktunya untuk memasukkan data yang telah anda masukkan. Di tab 'Mailings', pilih tombol 'Insert Merge Field' dan anda akan mendapat nama field yang anda setting sebelumnya. Pilih posisi dimana anda akan meletakkan data anda sesuai dengan field yang anda miliki. Jika anda bingung, anda dapat melihat gambar di bawah.

6. Jika anda perhatikan, field yang anda masukkan akan dibungkus dengan tanda "<<Nama Field>>". Itu akan menjadi penanda bagi Ms-Word untuk meletakkan isi dari setiap field yang anda miliki di tempat yang sesuai. Jika anda selesai, lanjut ke step 5 untuk melakukan preview terhadap dokumen anda. Anda akan mendapati setiap penanda yang ada sebelumnya akan tergantikan dengan nama-nama penerima yang telah anda masukkan sebelumnya. Anda dapat mengeceknya satu per satu melalui tab 'Mailings' di bagian 'Preview Results'.

7. Jika anda rasa dokumen anda telah sesuai dengan yang anda inginkan, anda dapat menyimpannya atau mencetaknya. Untuk mencetak, lanjutkan ke step 6 dan anda akan menemukan tombol print di sidebar Mail Merge. 

Selesai. Surat anda selesai dengan lebih cepat dan anda telah mengerti cara menggunakan Mail Merge.