Memanfaatkan Mail Merge untuk membuat label undangan

Share This

Suatu waktu anda akan mengadakan acara dan anda harus mengundang keluarga, rekan, sahabat dan lain-lain. Ada begitu banyak nama dan alamat yang harus anda cetak untuk nantinya ditempel di undangan. Sebelumnya, kita sudah belajar bagaimana menggunakan Mail merge untuk banyak membuat surat. Nah, kini kita juga akan memanfaatkan Mail Merge untuk mempermudah proses pembuatan label ini.

Sebenarnya cara yang kita gunakan masih sama, hanya saja kali ini kita akan memanfaatkan penggunaan 'Rules' di Mail Merge. Di Indonesia, banyak sekali dijual stiker yang digunakan untuk label dan ada berbagai macam ukuran. Untuk mudahnya, pada contoh kali ini saya menggunakan stiker label merk T&J karena kualitas yang cukup oke dan produsennya menyediakan template label dalam bentuk Ms-Word untuk setiap ukuran label yang diproduksinya. Untuk template label merk T&J, dapat anda unduh di sini (sesuaikan dengan nomor label yang anda beli).

Sebagai contoh, saya menggunakan template label nomor 103, kurang lebih seperti inilah tampilannya ketika diunduh:

Jika anda tidak melihat garis putus-putus seperti di atas, klik pada dokumen lalu klik pada tab Layout dan pastikan tombol 'View Gridlines' aktif seperti pada gambar di atas.

Nah untuk selanjutnya, kita akan menggunakan Mail Merge. Masuk ke tab Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard.

Step 1: Untuk document type, kita gunakan saya 'Letters'. Next ke step 2.
Step 2: Select starting document, pilih 'Use the current document'. Next ke step 3.
Step 3: Recipient. Jika anda sudah siap dengan daftar nama dan alamat, maka browse file daftar nama yang anda miliki. Sebagai contoh di sini, saya sudah memiliki daftar nama yang akan saya buat labelnya. Jika sudah, next ke step 4.
Step 4: Nah, untuk langkah ke 4 ini, kita langsung gunakan fitur 'Insert Merge Field' yang ada di tab Mailings di bagian atas untuk memasukkan merge field yang ingin saya cetak di label. Sebagai contoh saya masukkan nama dan alamat.

Masukkan 'Merge field' yang anda ingin cetak nantinya

Berikutnya, masih di langkah ke 4, setelah anda memasukkan merge field pada salah satu kotak seperti pada gambar di atas, kini waktunya untuk menggunakan rules. Pilih 'Rules' yang ada di samping tombol 'Insert Merge field' dan untuk kasus kali ini pilih 'Next Record'. Maka akan muncul 'Merge field' dengan bentuk seperti berikut ini:

Jika anda telah berhasil hingga langkah di atas, kini adalah saatnya anda melakukan hal yang sama untuk setiap kotak-kotak yang ada di sana. Supaya lebih cepat, lakukan copy dan paste saja, copy isi yang ada di kotak pertama dan paste di kotak yang lain. Kira-kira tampilannya akan menjadi seperti ini:

Rules 'Next Record' berfungsi seperti penanda untuk record berikutnya, agar dalam 1 halaman kita bisa mencetak banyak nama. Jika kita tidak menggunakan rules ini, maka yang terjadi yaitu semua nama yang ada di halaman ini adalah sama karena Ms-Word menganggapnya sebagai 1 halaman dengan daftar nama yang sama. Jika sudah, saatnya next ke step 5.

Step5: Preview. Kini anda bisa melihat hasil sebelum dicetak. Anda bisa melihat nama-nama yang sudah anda siapkan telah berada di posisi siap cetak.
Step 6: Siapkan printer anda dan cetak! Selesai!

Mudah bukan? Kini anda tak perlu bersusah payah untuk membuat undangan. Manfaatkan mail merge dan dalam sekejap anda akan menyelesaikan label yang anda inginkan. Selamat mencoba!